bvv-fit
Fortbildungen für vhs-Mitarbeitende

Der Workshop zeigt die Schritte für die Abwicklung von Erasmus+ Förderaktivitäten im Beneficiary Module (BM) anschaulich auf . Zum Workshop - Termin sollten alle akkreditierten Volkshochschulen die Finanzhilfevereinbarung (FiHi) unterzeichnet und  zurückgesendet haben. Ich hoffe, dass die Projekte für den neuen Zeitraum Juni 2025 bis August 2026 unter der FiHi-Nummer (Projektnummer) im BM für alle sichtbar sein werden.

Für alle im Jahr 2025 neu akkreditierten Volkshochschulen ist das Beneficiary Module (BM) neu. Viele kleine Hinweise und Tipps erleichtern die Erfassung und Bearbeitung der Daten im BM. Darüber hinaus treten viele Fragen auf  für die praktische Abwicklung, zeitliche Abfolge, Ausfertigung und Bearbeitung der Dokumente für die Teilnehmenden.

Wir laden alle neu akkreditierten  und auch die in den Vorjahren akkreditierten  Volkshochschulen zu diesem Workshop ein. Denn zum einen haben sich die Regeln der Mittelverwendung ab der Mittelanforderung 2025 geändert und das BM wurde upgedatet und erweitert. Zum anderen lohnt sich  der Erfahrungstransfer für alle akkreditierten Volkshochschulen.

Zeitlicher Ablauf nach der erfolgten Akkreditierung im Überblick:

+ Mittelanforderung im Februar eines Jahres

+ Mittelzuweisung und Überweisung auf das MVHS Konto im Juni / Juli eines Jahres (80%)

+ Verwendungszeitraum der Mittelzuweisung 1. Juni eines Jahres bis 31. August des Folgejahres (15 Monate)

+ Verlängerung des Vertragszeitraumes jeweils im Mai des Folgejahres bis 31.05. des nächsten Jahres  (24 Monate)

Grundsätzlicher Hinweis:

In den Monaten Juni, Juli, August eines Jahres stehen Mittel unter zwei Projektnummern zur Verfügung: Mittelanforderung des Vorjahres und Mittelanforderung des laufenden Jahres. Bei der Mittelverwendung, für die Bearbeitung der Förderaktivitäten im BM  und bei Nachfragen an die NA BIBB sind daher immer zwei Projektnummern zu unterscheiden. Projektnummer und Finanzhilfevereinbarungsnummer sind ein und  dasselbe. Nur die Bezeichnungen sind unterschiedlich.

Für die  Ausfertigung von TN-Dokumenten, für alle Fragen der Zuwendungsfähigkeit und für alle Nachweispflichten wird das Jahr der Mittelanforderung zugrunde gelegt. .Bspw. Mittelanforderung 2025 -> Projektzeitraum 01.06.25 bis 31.08.2026. Die nächste Mittelanforderung erfolgt im Februar 2026 -> Projektzeitraum 01.06.26 bis 31.08.2027. Für alle in den Vorjahren akkreditierten Volkshochschulen ist aktuell die Mittelanforderung 2024 noch relevant -> Projektzeitraum 01.06.24 bis 31.08.25.

Auf der Erasmus+ Projektplattform der NA BIBB sind alle Dokumente publiziert und  nach dem Jahr der Mittelanforderung sortiert:

https://na-bibb.atlassian.net/wiki/spaces/KA1/pages/92441221/Akkreditierung+KA120+KA121

Achtung: die Dokumente ändern sich von Mittelanforderung zu Mittelanforderung. man muss immer diejenigen Dokumente lesen, nutzen, beachten, die zum Projektzeitraum gemäß Jahr der Mittelanforderung gehören.

Grundsätzlich sollten bei allen Nachrichten an die NA BIBB immer folgende Nummern genannt werden:

• Akkreditierungsnummer
• Projektnummer (= Finanzhilfevereinbarungsnummer) pro Mittelanforderung
• OID = Organisationsidentifikationsnummer)

Insbesondere die FVP Zuständigkeiten ändern sich von Mittelanforderung zu Mittelanforderung bei der NA BIBB. Die Ansprachpartner*innen für die finanz- und verwaltungstechnische Projektbegleitung (FVP) ändern sich oftmals von Mittelanforderung zu Mittelanforderung.  Es ist daher wichtig, die für das betreffende Jahr der Mittelanforderung zugeordnete FVP Ansprechperson bei Nachfragen zu kontaktieren.